Bedienungsanleitung bis Version 2.1

(die Bedienungsanleitung für die Version 3 ist unter Downloads)

Einstellungen, Ärzteliste, Dienstplan erstellen, manuelle Korrekturen, statistische Auswertungen, Hinweise und Tipps

1. Einstellungen

1.1. Optionen

Vor der ersten Dienstplanerstellung müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Sie finden diese unter dem Menüpunkt "Extras", "Optionen".
Die Optionen sind auf vier Registerkarten verteilt:
Allgemein
Hier können Sie den Namen des Dienstbereiches angeben. Dieser wird dann auf dem Dienstplan in der Titelzeile ausgegeben. Als Weiteres können Sie einen Mindestdienstabstand festlegen. Dieser ist zwischen 0 und 22 Tagen einstellbar. Er beschreibt die Tage, die zwischen zwei Diensten eines Arztes liegen. Für das manuelle Nachbearbeiten der Dienstpläne kann die Auswahl der Ärzte für den jeweiligen Tag eingeschränkt werden. Wenn "Alle Ärzte zur Auswahl anzeigen" angeklickt ist, dann werden alle Ärzte in der Liste angezeigt. Wenn das Feld nicht markiert ist, dann werden die "Wunsch-" und "Verhinderten Tage" berücksichtigt und nur die Ärzte angezeigt, die an dem entspr. Tag Dienst haben könnten. Wenn "Spezielle Wochentage berücksichtigen" angeklickt ist, dann werden Mittwoch und Freitag auch wie Samstag und Sonntag behandelt, und die Dienste an diesen Tagen gesondert verteilt.


Drucken
Auf dieser Registerkarte werden die Druckoptionen festgelegt. Es kann wahlweise auf dem Dienstplan die Telefonnummer mit ausgegeben werden. Wenn auch eine zweite Telefonnummer z.B. die Mobilfunknummer auch ausgedruckt werden soll, so kann das hier festgelegt werden. Weiterhin kann ein freier Text in der Fußzeile des Dienstplanes ausgegeben werden. Dieser kann z.B. für die zentrale Telefonnummer des Notdienstbereiches genutzt werden. Im unteren Teil der Registerkarte können noch die Farben bzw. Graustufen für den Ausdruck definiert werden. Dies sollte man individuell für seinen Drucker testen, um eine farbliche Unterscheidung der Zeilen hervorzuheben.


Feiertage
Hier können alle Feiertage des Jahres eingetragen werden. Diese werden dann bei der Dienstevergabe als spezielle Tage berücksichtigt. Wenn keine Feiertage für das ausgewählte Jahr eingetragen sind, erfolgt nach dem Programmstart ein entsprechender Hinweis.


Diensttypen
Definieren Sie hier Ihre Diensttypen. Als Voreinstellung ist ein Dienst "Volldienst" eingetragen. Dieser symbolisiert den ganz normalen Notdienst. Wenn Sie zusätzliche Dienste definieren wollen, dann müssen Sie diese hier festlegen.
Beispiele:

Dienstbeschreibung	Diensttyp
täglicher Dienst von 19-7 Uhr	Volldienst
Mittwochs Tagdienst von 13-19 Uhr	Mi-T
Mittwochs Nachtdienst 19-7 Uhr	Volldienst (spezieller Wochentag anklicken)
Freitags Tagdienst 13-19 Uhr	Fr-T
Freitags Nachtdienst	Volldienst (spezieller Wochentag anklicken)
Mittwochs+Freitags Hintergrunddienst von 13-7 Uhr	Mi-Fr-H
Sonntags Tagdienst von 7-19 Uhr	So-T
Sonntags Nachtdienst von 19-7 Uhr	Volldienst
Samstags+Sonntags Praxisdienst von 7-19 Uhr	Sa-So-P
Sonntags Hintergrunddienst von 7-7 Uhr	So-H

1.2. Dienstschemen-Verwaltung

Unter dem Menüpunkt "Extras", "Dienstsschema" müssen Sie anschließend die Dienste bestimmten Tagen bzw. Wochentagen zuordnen. Für jeden Dienst legen Sie hier die Wochentage fest, an denen er stattfinden soll. Sie können auch einzelnen Tagen bestimmte Dienste zuordnen. Beachten Sie, dass an Feiertagen die Dienste separat festgelegt werden müssen.

1.3. Ärzteverwaltung

In der Ärzteverwaltung (Menü: "Extras", "Ärzteverwaltung") können Sie zu jedem Arzt individuelle Angaben hinterlegen. Diese können dann in einer Druckliste mit optionalen Druckparametern auch ausgedruckt werden. Weiterhin können für jeden Arzt "Wunschtage" und "Verhinderte Tage" angegeben werden. Es ist zu beachten, dass bei den verhinderten Tagen für jeden Dienst ein separater Eintrag für jeden Tag zu hinterlegen ist.

2. Dienstplan erstellen und bearbeiten

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie den Dienstplan erstellen. Wechseln Sie dazu in das entsprechende Quartal mittels der Schalter rechts unten im Hauptfenster. Klicken Sie dann auf "Quartal berechnen". Je nach Geschwindigkeit Ihres PC erscheint nach kurzer Zeit ein kompletter Dienstplan des eingestellten Quartals.



Sie können jetzt den Dienstplan auch noch manuell Nachbearbeiten. Einmal können Sie durch Auswahl von zwei Einträgen in der Liste, mit anschließendem Klicken auf den Schalter "Dienst tauschen", die beiden ausgewählten Dienste tauschen.
Weiterhin können Sie durch Setzen des Häkchens vor "Dienstplan manuell bearbeiten" eine komplette manuelle Bearbeitung der Einträge vornehmen. Je nach Einstellung der Option "Alle Ärzte zur Auswahl anzeigen" können Sie auch die Kontrolle der verhinderten Tage deaktivieren. Sie können in der manuellen Bearbeitung die komplette Liste auch per Hand erstellen. Dabei erfolgt dann keine Optimierung durch das Programm.

Die Berechnung des Quartals können Sie prinzipiell beliebig oft wiederholen. Sie müssen jedoch beachten, dass immer alle folgenden Quartale gelöscht werden. Wenn Sie also alle Quartal für 2004 schone einmal berechnet haben, und das 2. Quartal neu berechnen, dann werden das 3. und 4. Quartal 2004 gelöscht.

3. Drucken und statistische Auswertungen

Nachdem der Notfalldienstplan erstellt wurde, kann er als PDF-Datei ausgegeben und anschließend gedruckt werden (Menü "Programm" "Dienstplan drucken"). Dazu werden die Einstellungen unter "Optionen" Registerkarte "Drucken" benutzt. Beispiel Dienstplan einfacher Ausdruck Beispiel Dienstplan kompletter Ausdruck
Weiterhin können Sie die Liste der Ärzte direkt aus der Ärzteverwaltung drucken. Dazu ist eine Auswahl der zu druckenden Spalten möglich. Beispiel einer Arztliste
Als Nächstes können Sie auch eine Verteilung der Dienste als statistische Auswertung (Menü "Statistik") für einzelne Monate (Beispiel), ein Quartal (Beispiel) oder das ganze Jahr (Beispiel) durchführen. Ebenfalls können Sie eine Dienstübersicht (Beispiel) für die Ärzte drucken.

4. Hinweise und Tipps

Diese Symbole werden in vielen Dialogen verwendet und bedeuten:
Neu, Speichern, Löschen, Fenster schließen

Im Hauptfenster sind über die Symbolleiste folgende Funktionen möglich:

- neues Quartal setzen
- alle Daten speichern
- aktuelles Quartal löschen
- Ärzteverwaltung aufrufen
- Dienstplan von aktuellem Quartal drucken
- Statistikfenster anzeigen
- Dienstschemen bearbeiten
- Hilfe anzeigen

Import/Export
Über das Menü "Programm" gibt es zwei Menüpunkte "Importieren" und "Exportieren". Hier können Sie die Arztliste und auch Quartalsdienstpläne abspeichern und auch wieder einlesen. Das kann einmal zur selektiven Datensicherung genutzt werden und weiterhin zum Datenaustausch z.B. mit der KV Brandenburg.





Datensicherung
Im Menü "Programm" befindet sich auch der Menüpunkt "Datensicherung". Hier können Sie Ihre kompletten Daten des Dienstplaners abspeichern und wieder einlesen. So wäre es z.B. möglich, für zwei unterschiedliche Arztlisten Dienstpläne zu erstellen.
Es wird empfohlen, nach jeder Dateneingabe bzw. Berechnung und Erstellung eines Dienstplanes eine Datensicherung durchzuführen.

5. Zusammenfassung

- nach Erstaufruf des Programms müssen die Arztdaten eingegeben und die Dienste und Dienstschemen definiert werden
- jedes Jahr müssen die Feiertage eingegeben werden
- jedes Quartal müssen die Wunsch- und verhinderten Tage eingegeben werden
- jedes Quartal sollten die Optionen und Dienstschemen kontrolliert werden
- Datensicherungen nach jeder Änderung durchführen