Praxisverwaltungssystem Auswahl / Wechsel

Das Praxisverwaltungssystem (PVS), auch Arztinformationssystem (AIS) genannt, ist die Grundlage und zentrale Komponente der elektronischen Patientenverwaltung. Nach dem PVS richten sich alle weiteren technischen Programme und Anschaffungen in Ihrer Praxis. Die Anschaffung sollte entsprechend vorausschauend getroffen werden und an die Bedürfnisse der Praxis angepasst sein, arbeitet man mitunter Jahrzehnte mit dem Programm.

Daher gilt bei Technik, Testen und vor Vertragsschluss: Wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie nach und lassen Sie sich die Hintergründe erklären!

Grundlegende Kriterien

• Das PVS muss durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) lizensiert sein.
• Ab 01.01.2026 muss das PVS die Konformitätsbewertung der gematik bestanden haben (KOB-Zertifizierung)
• Das PVS sollte über alle für Ihre Fachgruppe relevanten Anwendungen und/oder Schnittstellen verfügen.
• Das PVS muss auf Ihrem lokalen Betriebssystem arbeiten (Windows/Apple/Linux).

KBV Zulassungsübersichten & Installationsstatistiken

Konformitätsbewertung gematik

Was Sie vertraglich berücksichtigen sollten:

• Kosten für PVS und Telematikinfrastruktur:
  • Installation und Konfiguration
  • Anzahl der benötigten Lizenzen (Mitarbeiter)
  • Betrieb (Updates, Wartung, Service)
  • Schulungen
  • ggf. Datenübernahme bei Wechsel
• Kündigungs- und Vorlaufzeiten
• Service vor Ort mit Anfahrt oder Remote per Fernwartung

Die KBV Rahmenvereinbarung nach §332b SGBV kann Ihnen detaillierte Anhaltspunkte zur Auswahl des PVS und Fragen an den PVS-Hersteller geben.

Funktionsumfang des PVS

Jede Praxis ist ein individuelles Unternehmen. Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen an das System und den Funktionsumfang. Grundlegend sollten Sie sich bei der Auswahl Ihres Systems jedoch Gedanken über folgende Punkte machen:

• Über welche Schnittstellen verfügt das PVS zu medizinischen Geräten (insbesondere bei Cloud-Lösungen), Labordaten, HZV, Privatliquidation, Archiv- und Wechselschnittstellen.
• Wollen Sie digitale Praxisadministration nutzen und verfügt das PVS diesbezüglich über eine Eigenlösung oder Schnittstellen zu Programmen wie:
  • Onlineterminbuchung
  • (KI-)Telefonassistenz
  • Videosprechstunde
  • Online Check-in
  • Digitale Anamnese
  • Digitale Formulare
  • (KI-)Spracherkennung
  • …

PVS Vergleich & Kompatibilitätscheck

Zusätzlich zu beachten bei PVS Wechsel

• Klären Sie mit Ihrem alten Anbieter ob und in welcher (lizenzrechtlichen) Form ein Zugriff auf Altdaten möglich ist.
• Klären Sie mit Ihrem IT-Dienstleister die Verfügbarkeit der Alt-Daten ab. Entweder bleibt das alte System in Betrieb, alternativ kann z.B. die alte Umgebung auch virtualisiert werden, so dass auch im Nachgang noch eine Recherche in den alten Daten möglich ist. Fragen Sie hier nach Lösungen.
• Lassen Sie sich ein Fallback-Konzept erklären für den Fall, dass die Datenübernahme / Installation nicht funktioniert.
• Vereinbaren Sie Tätigkeiten und Zeiten schriftlich.

Tipps aus der Arztpraxis

• Beziehen Sie Ihr Team in die PVS Entscheidung ein, Ihr Team muss ebenfalls mit dem Programm arbeiten wollen.
• Einige Anbieter bieten nicht nur eine Präsentation, sondern sogar eine Demo-Version des PVS an. Fragen Sie nach und nutzen Sie diese Möglichkeit.
• Fragen Sie Kolleginnen und Kollegen nach Erfahrungen mit ihren PVS (Nutzerfreundlichkeit, Service, Kosten, Leistungsumfang)
• Beachten Sie während und nach Installation des PVS in der Praxis, dass jedes PVS individualisierbar ist. Häufig können Einstellungen, Auswahllisten, Menüpunkte, Darstellungen bedarfsgerecht angepasst werden. Sprechen Sie mit den Systembetreuern über Ihre Anforderungen.
• Kalkulieren Sie Praxisausfallzeiten ein. Die Installation und ggf. Datenmigration bei Wechsel, das Testen und die Schulungen sind zeitaufwändig und die Datenmigration verläuft selten problemlos.
• Auch in den ersten Monaten nach Systemeinführung fallen erhöhte Aufwände durch Einarbeitung an. Kalkulieren Sie dies in Ihre Arbeitsabläufe ein.
• Terminieren Sie einen Wechsel möglichst nicht zum Quartalswechsel und nicht „auf den letzten Drücker“. Die Installation ist zeitaufwändig, sodass es zu Kollisionen mit der Abrechnungsabgabe kommen kann.  Auch ist der Support der Hersteller in diesem Zeitraum meistens ausgelastet und schwerer erreichbar.
• Fragen Sie vor Unterschrift nach Vergünstigungen oder Angeboten.